製造業

株式会社吉村様

橋本社長「ＥＳ調査での中間管理職に対する評価が明らかに上昇しました！会議が活性化するだけでなく、職場全体の風通しがよくなりつつあり、業績も好調です。」

沖本　　「まず、どうしてこの会議を活用した研修を導入しようと思ったのでしょうか？
研修前はどんな状況でした？」

橋本社長「ボトムアップ型の組織運営がしたくて社内に会議体を沢山作りましたが、議長の技量により会議の質はバラバラでした。時間をかけても、いつも同じ話題に終始し、同じ人ばかりが発言しているようなカイゼンに結びつかない会議体もありました。上手く運営していると思われる会議もたまたまの自己流でしたので、せめて中間管理職だけでも一定のスキルを共有して、会議を活性化したいと考えました。またＥＳ調査の結果で、中間管理職に対する評価が低かったので、会議スキルを身につけることで部下の成長を手助けできる中間管理職に成長して欲しかったのです。」

沖本　　「研修を導入されて、何が一番大きく変わりました？」

橋本社長「時間に対する意識です。会議の議題に必ずタイムスケジュールを入れて、開始時間だけでなく、終了時間も明確にします。意見出しも発表も、常に持ち時間を意識しています。一分は短くない、結構な情報量の報告が出来るのだと実感しています。」

沖本　　「《時間に対する意識》が、一番変わったということなんですね。」
「他には、どのようなことが変わってきましたか？」

橋本社長「大きな変化は５つあります。

事前準備をきちんとし周知した上でスタートする
役割をまわし全員参加する
ホワイトボードなどに書きながら議論する（書くことで論点のズレがなくなる）
目的・目標を明確にする
一時間に一度、必ず休憩を入れる

という点です。

１つ目の事前準備は、アジェンダにタイムスケジュールをきちんと入れ、資料の確認やアイデア出しのお題の周知など集まらなくても出来ることはやっておくことを推奨しています。これにより、会議に出てから「えーっと何の話だっけ？」という時間は無くなりました。アジェンダ創りは、会議の主催者にとっては「会議ストーリーを組み立てる」という訓練にもなっています。

２つ目の役割分担では、議題毎に司会と板書とタイムキーパーを持ち回りします。お客様でいられる身分の参加者はいません。全員参加が必須となります。また板書をしてみると「こんなに早いスピードで話すと書き取れないな」などという風に、異なる立場になった時に配慮すべきことが見えるという副産物もあります。

3つ目の「書く」ということ。話すだけでなく、書き留めることで、「そういうつもりではなかった」というような見解の相違が見つけやすくなります。また、書いたプロセスをデジカメで撮れば、それはそのまま議事録になります。特に新しかったのは「ホワイトボードシート」という道具でした。真ん中にこのシートを広げて、参加者が立ち上がり頭を寄せて話し合うことが自然に出来るようになってから、チーム力がグンと増したように感じています。

４つ目の目的・目標については、まだ完全に出来てはいませんし、時々目的と目標がゴチャゴチャになってしまうのですが、必ず会議やプロジェクトの目的・目標を明らかにしよう、と呼びかけています。ダイエットの例を沖本先生がされたのですが、「ダイエットしよう」だけではダメで、「●●さんの結婚披露宴でこのドレスを美しく着こなすために（目的）」「●月●日までに●キロやせる（目標）」という例え話を反芻しては、予め定めたこの会議・プロジェクトの目的・目標に照らし合わし「そもそも」を振り返るように、意識づけしています。ずれてしまった時に「目的・目標は？」と問い直すだけで、ハッとするので、共通認識が出来たことが宝物ですね。

最後の５つ目は休憩。これはかなり実施されていますね。アジェンダの時点で組み込まれています。集中するためには適度の休憩が必要なのだということが、最近身に沁みています。」

沖本　　「では、まだ導入していない企業様にコメントをいただけますか？」

橋本社長「『会議を活用した自律型部下育成のできる管理職研修』というテーマで研修をお願いし、全5回の日程でした。何よりも管理職が「自律型」に変化した、ということが大きな収穫です。経営者である自分自身も沢山の気づきがありました。
時間管理も事前準備も全員参加させる仕掛けも、全てのスキルが会議以外の場面（お客様へのプレゼンや短い打合せ、通常業務の進め方など）で使えることに驚きです。具体的に体験できることで、すごく成長できること請け合いです。」

沖本　　「今日は、どうもありがとうございました。」
会社に訪問しますと、全社員の明るさが企業そのものを物語っているように感じました。
研修当初と研修後の、大きな違いは、経営者をはじめ管理職の皆さんが「部下を信じて任せるという気持ちに変わってきた」という点ではないでしょうか。結果としてＥＳ（従業員満足度）が上昇し、増収増益に繋がったのではないでしょうか。今後の課題への取り組みも常に前向きで今後の成長も大変楽しみな吉村紙業様でした。