正しいＷＥＢ会議・オンライン会議のあり方 WEB会議を開催・参加する前に知っておくべきこと
ＷＥＢ会議(オンライン会議)ならでは活かす
ＷＥＢ会議(オンライン会議)に、従来の会議のやりかたをあてはめるとますます生産性の低い会議になります。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)は別物と考えて、工夫したほうが生産性をあげることができます。
さらに、それぞれのツールの特徴をうまく活用することが望ましいのです。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)の入室はいつ？
会議の参加者として、何時までにログインしたらいいのだろうか？
やっぱり、接続がうまくいかなかったり、マイクのテストや、カメラのテストだってしないといけないので早めに会議開始30分前！
上司より先に入室しておくべきだから。
違う違う、会議開始10分前でいいんじゃないか？
いや、通常の会議は、会議開始5分前だから…
ＷＥＢ会議(オンライン会議)の入室のタイミングは、会議主催者と会議参加者では大きく違います。
会議参加者としては、会議主催者の決めているルールにあわせることです。
例えば、会議主催者が
「会議開始15分前からログインできます。
会議開始3分前までには、ログインしてマイク・カメラの接続が確認できている状態にしておくように」
とルール記載にあわせて行動することです。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)の場合、会議入室についてのルールは記載が基本です。
もし、会議入室についてのルールの記載がなければ、会議主催者へ問い合わせをすることです。
会議入室についてのルールを問い合わせをすることで、会議主催者もＷＥＢ会議(オンライン会議)を開催するとき参加者へ何を伝えることが必要かを学べます。
ＷＥＢ会議(オンライン会議を活用して、人を育てましょう。
ということで、会議主催者は、必ず、会議入室についてのルールは、記載して招集案内をしましょう。
会議開始時間１5分前までには参加者がログインできるように準備しておきましょう。
ただ、会議参加者人数により会議主催者として作業が多くなる場合、会議開始時間15分より長く、会議開始時間30分前くらいの入室可能としていたほうがいいでしょう。
会議主催者は、ネット回線のことやＰＣ周りのことなど準備もあり会議参加者より、少なくとも会議開始時間15分以上は、早めに入室が望ましいです。
1時間前から準備する場合もあれば、さくっとできるからと30分前から準備する人もいるでしょう。
どちらにせよ会議参加者が会議開始時間15分前までにはログインできる準備はしておきましょう。
なお、慣れてきたから、会議参加者には10分前にログイン可能で2分前までには会議開催できるまでの準備をしていてくださいと伝えてもよいです。
が、ＩＴ関連は、予想外のことが起こります。
原則、時間ちょうどで開始をめざしましょう！
会議は対面もＷＥＢ会議(オンライン会議)も会議開始時間になったら、開始が基本。
会議主催者側のネットトラブルでもない限り、会議開始時間で開始です！
上司が、ログインしてきていないから、会議開始時間を遅らせる？
そんな対面会議の悪いクセをＷＥＢ会議(オンライン会議)に持ち込まないこと。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)だからこそ、従来の会議のやり方を捨てて、生産性を上げるためのやり方に変えましょう。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)の退室はいつ？
ＷＥＢ会議(オンライン会議)への入室時間はわかったけど、ＷＥＢ会議(オンライン会議)の退室に迷いがあるんですという方も多いようです。
ＷＥＢ会議(オンライン会議)が終わったとき、どのタイミングで退室していいのかわからないので最後まで待っているという方もいらっしゃいます。
あるいは、上司が退室したら、自分も退室するという方も。
これら、全部、これまでの会議の考え方を、そのままＷＥＢ会議(オンライン会議)にあてはめているということですよね？
せっかくＷＥＢ会議(オンライン会議)というツールを使うのですからこのツールをうまく活用しましょう。
会議参加者がＷＥＢ会議(オンライン会議)かたの退室にあれこれ、気をもむ必要は、まったく、ありません。
会議主催者が、ＷＥＢ会議(オンライン会議)を終了させればいいだけです。
「会議終了の時間です。お疲れさまでした。では、終了」
と言って、ぶちっとＷＥＢ会議(オンライン会議)を終了させるだけ。
対面と違って、終了こそが一番いいＷＥＢ会議(オンライン会議)の仕組みですね！
ＷＥＢ会議(オンライン会議)のツールの特性をうまく活用すること
ＷＥＢ会議(オンライン会議)のツールはいろいろあります。
企業によって、使用するＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールが違うこともあれば、数種類のＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールを使い分けている企業もあります。
また、企業での使用ＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールと個人でのＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールも違うこともあります。
企業によって、あるいは、政府が使用禁止しているＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールもあります。
しかし、基本は同じ考え方で、それぞれのＷＥＢ会議(オンライン会議)ツールを活用してみましょう。
