会議の進行役のお悩み、WEB会議・オンライン会議での発言順をどうするのか
WEB会議(オンライン会議)での発言順
オンライン会議だけでなく、これまでの対面会議でも、会議参加者がそれぞれ各自が勝手にしゃべることは困りごとの１つでした。
多くは、脱線状態にもなりやすいです。
そこで、会議進行役がうまく会議を仕切ることが必要でした。
さらに、対面会議より、WEB会議・オンライン会議では、それぞれ各自が勝手にしゃべることは、困るどころの問題ではなく、会議自体が成り立ちません。
二人以上が同時にしゃべってしまうと話しがかぶさってしまい何の話しをしているのか全く分からなくなります。
このように参加者全員がしゃべってしまうと、ＷＥＢ会議(オンライン会議)では、もうどうする事も出来ません。
そこで、ＷＥＢ会議(オンライン会議)では、対面会議以上の会議進行役のスキルにとても左右されてしまいます。
そうなると、若手では会議進行役が務めにくくなります。
会議のために進行役のスキルを磨く練習をしないといけません。
しかし普段の業務が忙しいのにわざわざ会議のための会議進行役のスキルを磨く気になるでしょうか。
そのような人は、ほんの一部の人だけかもしれません。
結果、会議進行役はいつも同じ人が行うことになるのです。
だから、ますますほかの人が成長できません。
もし、いつも会議進行役をしている人が退職してしまったら会議はどうなるんでしょうか。
あわててほかの人が会議進行役を始めたとしても生産性の高い会議にはなかなかなりません。
そもそも、いつも会議進行役をしている人でさえ、生産性が高い会議を行っているかどうかわかりませんから。
会議で、思いついた人から意見を言うことはデメリットだらけ
ほとんどの会議は、思いついた人から意見を言うことになっています。
だから、最初に発言する人は、いつも同じ人になってしまうことが多くなっています。
また、誰かが発言するだろうと思って発言をしない人が出てきます。
そして、結局、一言も発言しないと言う人が出てきます。
発言をしないで済むのであれば、考えない人になってしまいます。
ひとり演説の人や、人が話をしているのに割って入る人も出てきます。
また、人の意見に否定、批判、批評ばかりする人がでて、嫌な思いのする会議にもなります。
否定されるのがイヤだからと意見を言わない人もでてきます。
すると、せっかくの意見が、日の目が出ない会議になってしまうのです。
会議参加者や会議進行役のスキルが非常に求められることになります。
ですから、思いついた人から意見を言う会議は、デメリットしか見当たりません。
これは、対面会議でもＷＥＢ会議(オンライン会議)でも同様です。
WEB会議・オンライン会議の参加者全員が意見を出す
会議進行役のスキルに左右されず、だれが会議の進行役になっても問題なく一人一人が意見を言えるような仕組みが欲しいものです。
そうなるとわざわざ会議進行役の練習をしなくても会議はうまくいきます。
特にＷＥＢ会議(オンライン会議)では、生産性を高めるためには仕組みが必須です。
そこで、会議参加者全員が必ず順番に意見を言う方法で会議を行いましょう。
WEB会議・オンライン会議はツール（道具）だということはご存じの通りです。
同じく、対面会議もツール（道具）です。
道具をうまく活用するには、手順が必要となるのです。
そこで、発言は思いついた人から意見を言うのではなく、思いつくつかないに関係なく、順番に発言をしていくという仕組みです。
一番A さん、二番Bさん、三番Cさん、四番Dさん…というように、最初に順番を決めておきます。
例えば、ＷＥＢ会議(オンライン会議)にログインした順番。
あるいは、アルファベット順。あるいは、最初から適当に順番を決めておくという具合に。
●●について、一人、ひと言程度で、次の人にまわします。
制限時間内は、何度も順番が回ってくるというわけです。
思いついた人からではなく、順番に発言順を回すと、絶対、発言の順番がイヤでもやってくるので、発言のために考え始めます。
考えることを繰り返すので、思考力が強化されます。
だから、人も育ち、これまでなら考えもしなかった意見も出始め、ますます、生産性も向上するのです。
さらに、意見を出すために、日ごろの観察力や情報取集力も強化されます。
ところで、ｚｏｏｍ会議を使用する場合は、会議参加者画面の位置を自由に並べられますので、発言する順番に並べましょう。
ＲＥＭＯ会議を使用する場合は、5名以下のテーブルに分けて座席の右回り、もしくは左回りと決めればよいでしょう。
どのWEB会議・オンライン会議システムでも、順番を決めて、発言は順番通りにすれば、特に会議進行役が何かをしなくても、自分が誰の次に発言するか順番を把握することができます。
参加者全員が意見を出し、人を育て、生産性を高める会議に近づきましょう！
